Việc nộp đơn trực tuyến cho Người tị nạn Nhập cư và Quốc tịch Canada (IRCC) là một phần không thể thiếu trong quá trình nhập cư, bất kể đối với cá nhân nào, từ người có giấy phép làm việc hoặc giấy phép học tập, thậm chí là thường trú nhân và khách du lịch.
Với sự phổ biến của quy trình này, người mới đến thỉnh thoảng có thể gặp các vấn đề kỹ thuật khi làm các phần khác nhau của quy trình đăng ký – bao gồm việc mở và tải tài liệu, thu thập thông tin cần thiết, đăng nhập vào tài khoản của họ, và những vấn đề khác. Bài viết này, cùng Visanada tìm hiểu một số vấn đề kỹ thuật phổ biến cùng với các biện pháp khắc phục tốt nhất khi sử dụng ứng dụng IRCC.
Tài liệu được tải xuống từ IRCC không mở/xuất hiện trống
Một vấn đề phổ biến mà người dùng mới thường gặp khi sử dụng IRCC là không thể mở tài liệu đã tải xuống từ IRCC, điều này có thể gây khó chịu. Tuy nhiên, có một cách khắc phục đơn giản.
Để mở được tài liệu IRCC, cần phải sử dụng Adobe Reader phiên bản 10 trở lên. Adobe Reader là một phần mềm miễn phí được sản xuất bởi Adobe, cho phép người dùng điền và ký các tệp PDF điện tử. Các trình xem PDF khác như các chương trình của Microsoft hoặc “Xem trước” trên hệ điều hành Apple sẽ không thể hiển thị tài liệu hoặc sẽ hiển thị chúng dưới dạng tệp trống.
Để khắc phục vấn đề này, bạn cần tải xuống và mở tài liệu IRCC bằng phần mềm Adobe Reader.
Nút “xác thực” không hoạt động và không thấy bất kỳ mã vạch nào
Khi bạn hoàn thành tài liệu IRCC, bạn cần nhấn vào nút “xác thực” ở cuối biểu mẫu. Tuy nhiên, nút này không hoạt động và bạn không thấy bất kỳ mã vạch nào xuất hiện.
IRCC đã đề xuất một số cách khắc phục cho vấn đề này:
- Cập nhật Adobe Reader lên phiên bản mới nhất.
- Nếu bạn điền biểu mẫu trên máy tính bảng hoặc điện thoại di động, hãy thử xác thực trên máy tính xách tay vì biểu mẫu mã vạch thường không hoạt động trên các thiết bị khác.
- Đảm bảo rằng tất cả thông tin được nhập trong các trường bắt buộc (những trường được đánh dấu bằng “*”) vì biểu mẫu sẽ không xác thực nếu thông tin không đầy đủ.
- Kiểm tra định dạng của ngày đã nhập, cần nhập theo định dạng “YYYY-MM-DD” và không nhập ngày trong quá khứ.
- Đảm bảo không có ký tự đặc biệt nào được nhập vào biểu mẫu vì IRCC không chấp nhận các ký tự đặc biệt, bao gồm cả dấu cách. Việc xóa các ký tự này có thể giúp khi cố gắng xác thực biểu mẫu.
Gặp lỗi khi tải lên biểu mẫu đã được xác thực
Khi các biểu mẫu được tải lên hệ thống IRCC, chúng sẽ trải qua hai bước kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đã được nhập vào các trường quy định. Đầu tiên, tài liệu sẽ được kiểm tra để xác định liệu tất cả các trường thông tin bắt buộc đã được điền đầy đủ hay chưa. Sau đó, các câu trả lời trong biểu mẫu sẽ được so sánh với những câu trả lời trước đó mà người nộp đơn đã cung cấp, để kiểm tra xem chúng có phù hợp hay không.
Nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt hoặc thiếu sót nào trong biểu mẫu, người nộp đơn có thể nhận được thông báo lỗi như sau:
Một ví dụ về thông báo lỗi xác thực có thể xảy ra trong các sự cố kỹ thuật này
Để tránh nhận được lỗi này, IRCC khuyên bạn nên kiểm tra một số điều sau:
– Để trống trường Mã định danh khách hàng duy nhất (UCI) nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi đơn đăng ký tới IRCC.
– Xác định xem bạn có còn đủ điều kiện để đăng ký theo chương trình mà bạn đang đăng ký hay không.
– Tải lên phiên bản gốc (kỹ thuật số) của biểu mẫu mà bạn đã tải xuống từ IRCC. Khi đăng ký trực tuyến, bạn không cần phải ký tên vào biểu mẫu (Adobe Reader cung cấp tính năng ký điện tử).
– Đảm bảo rằng trình duyệt của bạn được cập nhật lên phiên bản mới nhất.
– Xem lại tài liệu của bạn để đảm bảo rằng không có tài liệu nào đã hết hạn.
Kích thước của tài liệu quá lớn để tải lên
Tài liệu bạn muốn tải lên quá lớn so với giới hạn kích thước được IRCC áp đặt cho các tệp trong quá trình đăng ký trực tuyến. Giới hạn này thường dao động từ 2 – 4MB, tùy thuộc vào nền tảng bạn đang sử dụng.
Vì vậy, nếu tệp của bạn vượt quá giới hạn này, bạn sẽ không thể tải lên được. Tuy nhiên, IRCC đề xuất một số bước cụ thể để giảm kích thước của tệp ở các định dạng như PDF, JPG, TIFF & PNG, DOC & DOCX.
Ngoài các phương pháp trên, có một số chương trình và ứng dụng có thể nén kích thước của tệp ở các định dạng khác nhau. Tuy nhiên, người mới sử dụng nên lưu ý rằng việc sử dụng các công cụ này có thể đặt ra vấn đề về quyền riêng tư và an ninh thông tin, vì vậy IRCC không khuyến khích việc sử dụng các chương trình và ứng dụng này.
Ứng dụng trực tuyến không thể hoạt động
IRCC phân biệt giữa thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình và thời gian ngừng đột xuất cho các ứng dụng trực tuyến của họ.
Trong thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình, IRCC thường thực hiện bảo trì cho các dịch vụ trực tuyến của mình. Trong khoảng thời gian này, người dùng thường phải chờ đợi vài giờ và thường sẽ thấy thông báo trên trang web hoặc ứng dụng khi họ cố gắng truy cập. Các thông báo này thường được hiển thị gần các nút hoặc chức năng liên quan.
Trong thời gian ngừng hoạt động đột xuất, IRCC đang giải quyết các vấn đề kỹ thuật gây ra sự cố cho hệ thống của họ. Trong thời gian này, IRCC khuyên người dùng kiểm tra tài khoản X (trước đây là Twitter) của họ, IRCC sẽ cung cấp thông tin cập nhật về tình hình hiện tại.
Các vấn đề kỹ thuật vẫn tiếp tục tồn tại
Nếu bạn gặp phải các vấn đề kỹ thuật kéo dài mà không thể giải quyết được, IRCC khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp với họ qua biểu mẫu web IRCC (https://secure.cic.gc.ca/enquiries-renseignements/canada-case-cas-eng.aspx) . Biểu mẫu web là một công cụ trực tuyến do IRCC cung cấp, cho phép người nộp đơn bày tỏ các vấn đề hoặc thắc mắc liên quan đến một ứng dụng cụ thể hoặc các dịch vụ trực tuyến.
Khi gửi yêu cầu qua biểu mẫu web, người mới đến nên cung cấp càng nhiều thông tin cụ thể càng tốt. Trung bình, IRCC mất khoảng 30 ngày để phản hồi qua kênh này (tuy nhiên, thời gian phản hồi có thể thay đổi tùy theo độ phức tạp của yêu cầu và cần thiết thông tin bổ sung).
Nếu truy vấn của bạn liên quan đến thời gian xử lý đơn đăng ký, IRCC sẽ không phản hồi yêu cầu qua biểu mẫu web nếu đơn đăng ký của bạn vẫn nằm trong thời gian xử lý chính thức. Hơn nữa, hãy nhớ rằng có thể mất đến năm ngày làm việc để bộ cập nhật đơn đăng ký của bạn thông qua thông tin được gửi qua biểu mẫu web.
IRCC cũng khuyến nghị bạn nên sử dụng biểu mẫu web nếu bạn không thấy tùy chọn “tải lên” trên tài khoản hoặc cổng thông tin an toàn của IRCC.
>> Tìm hiểu thêm: nộp hồ sơ du học Canada online
Nguồn: CIC News
